Preuves de retard vol : quels documents conserver pour réclamer votre indemnité

80% des réclamations perdues le sont pour un seul problème : l'absence de preuves. Pas parce que le passager n'avait pas droit à l'indemnité, mais parce qu'il ne pouvait pas le prouver. Ce guide liste exactement ce qu'il faut conserver — sur le moment et après.

Document n°1 : la carte d'embarquement (INDISPENSABLE)

C'est le document le plus important. Elle prouve que vous étiez bien présent à l'aéroport, sur ce vol, ce jour-là. Conservez-la absolument :

• La version imprimée : ne pas jeter après le vol
• Le PDF envoyé par email : enregistrez-le hors de votre boîte mail
• La capture d'écran du QR code sur votre téléphone

Sans carte d'embarquement : vous pouvez tout de même réclamer avec votre confirmation de réservation + preuve que vous avez voyagé (tampons passeport, reçu de taxi à l'arrivée). Mais c'est plus difficile.

Document n°2 : confirmation de réservation / e-ticket

L'e-ticket (ou le PDF de confirmation) prouve votre contrat avec la compagnie. Il contient le numéro de vol, les horaires prévus, le PNR (numéro de réservation). Conservez-le dans un dossier cloud (Google Drive, iCloud) accessible même sans connexion.

Document n°3 : preuve du retard lui-même

La compagnie peut contester la durée du retard. Voici ce qui compte :

• SMS ou email de la compagnie annonçant le retard ou la nouvelle heure — conservez-le
• Capture d'écran du tableau des départs à l'aéroport (avec l'heure visible)
• Rapport FlightAware ou Flightradar24 : sur flightaware.com, cherchez votre numéro de vol + date → "Flight Log" → vous obtenez l'heure réelle d'atterrissage
• Notification push de l'app compagnie (screenshot avec timestamp)

Document n°4 : reçus de frais engagés

En plus de l'indemnité forfaitaire CE 261, vous pouvez réclamer le remboursement des frais engagés pendant l'attente (article 9 CE 261). Gardez impérativement :

• Reçus de repas et boissons achetés à l'aéroport pendant le retard
• Reçus d'hébergement si vous avez dû prendre un hôtel
• Reçus de taxi ou transport entre l'aéroport et l'hôtel
• Reçus de communication (appels pour prévenir la famille, appels à la compagnie)

Document n°5 : preuves de conséquences (optionnel mais utile)

Si le retard vous a causé un préjudice supplémentaire (rendez-vous manqué, réservation d'hôtel perdue, réservation voiture non remboursable), conservez :

• Confirmation de réservation hôtel avec politique d'annulation
• Email de confirmation de réunion ou rendez-vous manqué
• Facture de réservation de voiture annulée

Ces préjudices ne sont pas couverts par le CE 261 (qui est un régime forfaitaire) mais peuvent être réclamés séparément devant le tribunal civil.

Ce qu'il faut faire sur le moment à l'aéroport

1. Photographiez le tableau des départs avec l'heure visible dès que vous voyez le retard
2. Demandez une attestation de retard au comptoir de la compagnie (pas toujours accordée, mais ça vaut le coup)
3. Gardez tous vos reçus (café, sandwich, eau) — la compagnie doit vous nourrir ; si elle ne le fait pas, vous pouvez vous rembourser raisonnablement
4. Notez l'heure exacte d'atterrissage à l'arrivée (l'heure d'ouverture des portes, pas de la sortie de l'avion)
5. Ne signez rien : certaines compagnies proposent des bons d'achat en échange d'une renonciation — refusez

Ne jamais accepter un bon d'achat sans avoir lu les conditions. En signant, vous renoncez souvent à votre droit à l'indemnité en espèces. Voir notre article sur les bons d'achat.

Conservation : combien de temps ?

La prescription est de 5 ans en France. Conservez tous ces documents au moins 5 ans après votre vol. Idéalement dans un dossier cloud nommé "Vol [compagnie] [date] [numéro]".

→ Je dépose ma réclamation (Robin des Airs s'occupe du reste) → WhatsApp : j'ai perdu un document, que faire ?